home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #2 / Monster Media No. 2 (Monster Media)(1994).ISO / database / dm31.zip / README < prev   
Text File  |  1994-05-13  |  19KB  |  460 lines
  1. To Print this Manual: Press M (Mark) at the beginning of the
  2. Manual. Go to the end of the Manual and press M (Mark) again. 
  3. Select the Print option to print the Manual.
  4.  
  5. A PRINTED MANUAL WITH MUCH MORE DETAILED INSTRUCTIONS IS PROVIDED
  6. WITH THE REGISTERED VERSION. Due to disk space limitations, these
  7. shareware version instructions are somewhat abbreviated.
  8.  
  9. ---------------------------------------------------------------
  10.  
  11. Data Master Version 3.1
  12. Copyright 1990-94 Robert K. Summers - All Rights Reserved.
  13. Distributed by: RKS Software, Inc. 
  14. 3820 North Dittmar Rd., Arlington, VA 22207-4565
  15. 703-534-1726 (Voice)  703-534-4358 (FAX)  703-534-7812 (BBS)
  16.  
  17. PLEASE NOTE: The most recent shareware version of Data Master
  18. may always be downloaded from our BBS at 703-534-7812.
  19.  
  20.                               DISCLAIMER
  21.  
  22. Data Master is provided "AS IS". It is licensed without any
  23. warranty of merchantability, fitness of particular purpose,
  24. performance, or otherwise; all warranties are disclaimed.  By
  25. using Data Master, you agree that Robert K. Summers and RKS
  26. Software, Inc., will not be liable to you or any third party for
  27. any use of (or inability to use) this software, or for any
  28. damages (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software,
  29. Inc. or Robert K. Summers are apprised of the possibility of such
  30. damages occurring.  In no event shall Robert K. Summers or RKS
  31. Software, Inc. be liable for any loss of profit or any other
  32. commercial damage, including but not limited to special,
  33. incidental, consequential or other damages.  The entire risk
  34. related to the quality and performance of the program is on you.
  35.  
  36.                               LICENSE STATEMENT
  37.  
  38. Registered owners are licensed to use their registered copy on a
  39. single machine and to make archival copies for the sole purpose
  40. of backing up the program.  Data Master may be moved from one
  41. computer location to another, so long as there is no possibility
  42. of it being used at one location while it is being used at
  43. another.
  44.  
  45. PC user groups, shareware distributors, BBS operators, and CD ROM
  46. vendors may add Data Master to their libraries.
  47.  
  48.                               SHAREWARE TRIAL
  49.  
  50. You may have procured this software from another source such as
  51. the libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or
  52. from a friend. That's fine!. We encourage registered users to
  53. introduce new users to Data Master by providing them with an
  54. unregistered copy. Try it out for up to 30 days, and if you
  55. decide to continue using it, pay the license fee of US $39 You'll
  56. receive a registered copy and other benefits described below.
  57.  
  58. Shareware gives users a legal but limited trial period to test
  59. the software before purchase.  Data Master in shareware form is
  60. fully functional and completely documented. However, telephone
  61. support is not available to unregistered users. You must purchase
  62. the program (called "registering") before you can get telephone
  63. support.
  64.  
  65.                                HOW TO REGISTER
  66.  
  67. Call 703-534-1726, or send in the registration form at the end of
  68. this User Manual.
  69.  
  70.                           BENEFITS OF REGISTRATION:
  71.  
  72. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF DATA MASTER,
  73. sent to you immediately by first class mail.
  74.  
  75. 2. PRINTED USER MANUAL, containing complete information on Data
  76. Master operations.
  77.  
  78. 3. TECHNICAL SUPPORT by phone, FAX, Compuserve E-mail, the RKS
  79. Software BBS, or by regular mail.
  80.  
  81. 4. DISCOUNT on upgrades of future versions of Data Master.
  82.  
  83. If you have received Data Master through a user group, a
  84. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  85. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  86. licensing the software, and you are still obligated to register
  87. if you decide to use Data Master after the 30 day trial period.
  88.  
  89.                            HARD DISK INSTALLATION
  90.  
  91. Data Master must be installed in a hard disk directory called
  92. \DM. The two required files are DM.EXE and README.  DM.EXE is the
  93. Data Master program. README is this information file, which
  94. displays on the screen when you press F1. Just copy the DM.EXE
  95. and README files into the \DM directory and type DM to start the
  96. program. 
  97.  
  98. If you have received Data Master on a distribution disk from RKS
  99. Software, a shareware vendor, or computer club, there will be an
  100. installation program on the disk. To install:
  101.  
  102. 1. place the working disk in drive A.
  103.  
  104. 2. at the A:> prompt, type A:INSTALL and follow the on-screen
  105. instructions. The default installation directory is C:\DM. You
  106. may change the drive letter, but please leave the directory name
  107. as \DM.
  108.  
  109. 3. to start Data Master any time in the future, type \DM\DM at
  110. any C:\> prompt. If you place the \DM directory in your path
  111. statement, just type DM at any C:\> prompt.
  112.  
  113. The installation procedure will also create a sample database
  114. called CONGRESS.DBF. This is a database of the names and phone
  115. numbers of all the members of Congress. You can use Data Master
  116. to modify this file to add, delete, or change any of the data
  117. fields.
  118.  
  119. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  120. computer. It must be in the root directory of your fixed disk. If
  121. you do not already have a CONFIG.SYS file you must create one
  122. that has this line, and place it in your PC's root directory:
  123.  
  124.                              FILES=21
  125.  
  126. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include a
  127. FILES setting, you must add this FILES=21 line to the file.  You
  128. can do it with any text editor.  If your CONFIG.SYS file already
  129. contains a FILES setting greater than 21, you can leave it as is.
  130.  
  131.                               DEFINITIONS
  132.  
  133. Database: A database is an organized collection of information or
  134. data. A simple example of a database is a mailing list.  Dbase
  135. database files always have a file extension of .DBF.
  136.  
  137. Record: All the data for a particular entry is called a record. 
  138. In a mailing list, each record contains all the name & address
  139. data for one person.
  140.  
  141. Field: Each item of information within a record is called a
  142. field. In each mailing list record, for example, there may be
  143. fields for last name, first name, street, city, state, and zip
  144. code. A database can contain one or more of five types of fields.
  145. These five are:
  146.  
  147.       1. Character - This type of field allows entry of all the
  148.      letters, numbers and symbols you see on your keyboard. In a
  149.      typical mailing list, all the fields would probably be
  150.      character type fields.
  151.  
  152.       2. Numeric - This type of field allows only entry of
  153.       numbers.  Use it only for numbers you want to calculate. 
  154.       Put zip codes or phone numbers in a character field, not a
  155.       numeric field.
  156.  
  157.      3. Date - This type of field allows only date entries.
  158.  
  159.      4. Logical - This type of field allows only a true/false
  160.      entry.
  161.  
  162.      5. Memo - This type of field is an elastic character field. 
  163.      Whereas character fields must be defined as a fixed length,
  164.      e.g., 20 characters long, memo fields have no fixed length. 
  165.      Instead, memo field data is stored in a companion file, with
  166.      a .DBT (DataBase Text) extension, and takes up no disk space
  167.      unless data is entered into it.
  168.  
  169. Indexes: An index is a file which controls the order in which
  170. database records are displayed and printed.  Persons working with
  171. a mailing list database would normally create an index file based
  172. on the last name field and an index file based on the zip code
  173. field (assuming these two fields are included in the database
  174. structure).
  175.  
  176. Index files created and used by Data Master have a file extension
  177. of .PCB. Creation and use of index files is explained below.
  178.  
  179.                         USING DATA MASTER
  180.  
  181. Type DM at the DOS prompt of the DM directory to start Data
  182. Master, or type \DM\DM if you are not in the DM directory.
  183.  
  184. In most cases, Data Master will be able to detect whether you
  185. have a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome
  186. monitor and the Data Master screen is not clear, type DM M to
  187. start Data Master.  The extra M tells Data Master to use
  188. monochrome, not color.
  189.  
  190. When the program starts, you will see that the Main Menu presents
  191. five options. These are discussed in turn below.
  192.  
  193. You may select any main menu option by pressing ALT plus the
  194. first letter of the option. Example: press ALT S to select the
  195. Services option. Main menu sub-options may be selected by
  196. pressing the highlighted letter for that option.
  197.  
  198. You may press ALT X to quit the program.
  199.  
  200. You may also select main menu and sub-options by using the arrow
  201. keys to highlight the option and then press Enter to select the
  202. highlighted option.
  203.  
  204.                             Files
  205.  
  206. Use this option to display a menu of six sub-options.
  207.  
  208. Open: Select this option to open a database file in the current
  209. directory. Data Master will load this file and display it on the
  210. screen in browse mode where you may add, edit, delete, etc.
  211. records.  Select the Quit option to return to the main menu.
  212.  
  213. IMPORTANT TIP: ONCE A FILE IS LOADED, YOU MAY JUMP INTO BROWSE
  214. MODE AT ANY TIME FROM THE MAIN MENU BY PRESSING THE F2 KEY.
  215.  
  216. The Status box at the bottom of the screen will always display
  217. the currently loaded database.
  218.  
  219. Note: Data Master is installed with one example database called
  220. NAMES.DBF which you can use to build a name and address file.
  221.  
  222. Modify/Create: Use this feature to modify the structure of an
  223. existing database, or to create a new database. You can add,
  224. edit, or delete fields of the five types described above.
  225. Instructions for use are provided on the screen.  Once created,
  226. you cannot modify a field name. Instead, create a new database
  227. with the field name(s) you want, and use the Append File option
  228. to move records from the old file to the new file.
  229.  
  230. Close Database: Use this feature to close the currently active
  231. database. The Status box will show that no database is active.
  232.  
  233. Append File: Use this feature to append (merge) records from
  234. another database or ASCII file into the currently active
  235. database. When appending ASCII records, the fields in the ASCII
  236. file must be in exactly the same sequence as the fields in the
  237. active dbase file.  
  238.  
  239. Save As: Use this feature to save the currently active database
  240. to a new dbase file or to an ASCII text file.
  241.  
  242. eXit: Select this option to quit the program. You may also press
  243. ALT X to quit the program.
  244.  
  245.                             Indexes
  246.  
  247. You do not have to use an index file to control your database,
  248. but it will make working with a database a lot more pleasant if
  249. you do. You must have already selected a database in order for
  250. this option to work.  When you select this option you will be
  251. presented with three choices:
  252.  
  253. Select Index(es): When you select this option, Data Master will
  254. present you with a list of existing index files.  The index
  255. file(s) you select must have been created for the currently
  256. active database.  Data Master will tell you if it does not match. 
  257. You can have more than one index active at the same time. Data
  258. Master will automatically update all active indexes as records
  259. are added, changed, or deleted.
  260.  
  261. Create New Index: Use this feature to create a new index file.
  262. Data Master will prompt you to select the field(s) to index on. 
  263. Data Master will then ask you to name the index file, and create
  264. it.  When you create a new index file, that becomes the
  265. controlling index for the active database.
  266.  
  267. Select Controlling Index: When using more than one index, use
  268. this option to tell Data Master which index is the controlling
  269. index. For example, if you have selected a last name index and a
  270. zip code index using the Select Index(es) option above, and you
  271. want to work with the records in last name order, use this option
  272. to tell Data Master that the last name index is the controlling
  273. index.  Data Master will display the records in last name order,
  274. and will automatically update both the last name and zip code
  275. indexes as you add, edit, delete, etc. records.
  276.  
  277. Rebuild Open Index(es): Use this feature to rebuild all active
  278. index files.  This means that Data Master will make sure that
  279. there is a correct entry in each index file for each record in
  280. the database file. You may need to do this, for example, if you
  281. forgot to have your LNAME.PCB and/or ZIP.PCB files active when
  282. you added, deleted, or edited data in your mailing list.
  283.  
  284. Data Master will automatically maintain your index files if they
  285. are active when you are using the database. If you are ever
  286. unsure whether a database's index files are current, just select
  287. the database, select the index files, and select Rebuild Open
  288. Index(es).
  289.  
  290. NOTE: If you use the Save As option on the File menu while an
  291. index is active, the natural order of the new file will be the
  292. indexed order of the original file. This is an easy way to create
  293. a file sorted the way you want, and avoid the need for an index.
  294.  
  295.                               Use
  296.  
  297. Use this feature to display a menu of options for using the data
  298. in the database.
  299.  
  300. Browse Records: Select this option to browse the currently active
  301. database. You may add,edit, delete, locate, and view all the
  302. records in the database.  NOTE: a shortcut for displaying records
  303. in browse mode is to PRESS THE F2 KEY.
  304.  
  305. Sum/Average Data: Use this option to sum or average data in
  306. numeric fields.
  307.  
  308. Replace Data: Use this option to replace the data in a specified
  309. field in ALL the records in the currently active database. Be
  310. sure you have a backup copy of your records in case you make a
  311. mistake using this option.
  312.  
  313. Check for Duplicates: Use this option to find duplicate records
  314. in the currently active database. 
  315.  
  316. Frequency Analysis: Use this option to see what the frequency of
  317. data is in a specified field.
  318.  
  319. Delete Records: Use this option to delete all the records in your
  320. database. If a filter/query is active, only those records meeting
  321. the filter/query condition will be deleted.
  322.  
  323. Pack Records: use this option to physically purge records
  324. 'deleted' in the browse mode.  Records deleted in browse mode
  325. still occupy disk space. This pack recovers the disk space.
  326.  
  327. sTatistics: use this option to display a variety of stistical
  328. information about your database.
  329.  
  330. Mailing Labels: use this option to print mailing labels from the
  331. currently active database.
  332.  
  333. Form Letters: use this option to compose and print letters or
  334. memos. You can merge database data into your letters and memos.
  335.  
  336.                           Query Builder
  337.  
  338. Use this feature to create a query condition, or filter, so you
  339. can work with any subset of records you want to. When a query
  340. condition is active, Data Master will only display or print
  341. records meeting the query condition.  The Status box will display
  342. any query condition. To turn off the query, select the Turn Query
  343. Off option.
  344.  
  345.                             Services
  346.  
  347. This feature presents a menu of support services:
  348.  
  349. Spreadsheets:  Use this option to convert a dbase file to a
  350. spreadsheet, and to convert a spreadsheet to a dbase file. 
  351. When converting from a spreadsheet to a dbase database file, you
  352. can specify the range of cells you want converted, e.g., B1..F10. 
  353. Data Master uses the first row in the range to determine the
  354. field types (character, date, numeric, etc.) in the new database. 
  355. An "Indeterminate Cell Type" message means that Data Master could
  356. not determine the correct data type for a column because some
  357. cell in the first row did not contain data. Add appropriate data
  358. and the conversion will work.
  359.  
  360. If you want the entire spreadsheet converted into a database,
  361. just leave the cell range empty, and press the Enter key. 
  362.  
  363. Report Writer: Select this option to use the Report Writer. The
  364. Report Writer allows you to create custom reports, output the
  365. reports to printer or disk, and save the report specifications
  366. for future use.  
  367.  
  368. Read a Text File: Use this option to read any text file which may
  369. be on your disk.
  370.  
  371. Erase a File: Use this option to erase any file on your disk.
  372.  
  373. Change Directory: Use this feature to change to any other
  374. directory on your hard disk. The currently active database will
  375. be closed when you select this option.
  376.  
  377. Format Dates: Use this option to select the date format you want
  378. to be used in your database fields.
  379.  
  380. Weights and Measures: use this handy conversion utility to
  381. convert a variety of weights and measures.
  382.  
  383. Create Mailmerge File: use this option to create a mailmerge file
  384. for your favorite word processor.
  385.  
  386. Time Period Anaylsis: use this option to conduct a time period
  387. analysis of your records.
  388.  
  389.  
  390.                          FUNCTION KEYS
  391.  
  392. F1- Use this to read the Users Manual on-line
  393. F2- Use this to invoke the browse mode. 
  394. F3- Use this to temporarily exit to DOS. You could use this
  395. feature to temporarily leave Data Master and, for example, run
  396. your favorite spreadsheet program or word processing program.  To
  397. return to Data Master, type EXIT at the DOS prompt and press the
  398. Enter key.
  399. F6- Use this to display a pop-up printing calculator.
  400. F7- Use this to display a current record count.
  401. F8- Use this to display a calendar.
  402.  
  403.                         TECHNICAL SUPPORT
  404.  
  405. We do not charge a fee for normal technical support.  You may
  406. reach us via:
  407.  
  408. 1. Compuserve: 72357,2034
  409. 2. Mail: Correspondence answered daily.
  410. 3. Voice... 703-534-1726
  411. 4. FAX..... 703-534-4358
  412. 5. BBS..... 703-534-7812
  413.  
  414.                       -- DATA MASTER REGISTRATION --
  415.  
  416. You can order with MC or Visa from RKS Software at 703-534-1726.
  417. You can also fax the order form below to us at 703-534-4358.
  418.  
  419. We also have a 1-800 order service available. You can order with
  420. MC, Visa, Amex, or Discover from Public (software) Library by
  421. calling 1-800-242-4775 or 713-524-6394 or by FAX to 713-524-6398
  422. or by CIS Email to 71355,470. You can also mail credit card
  423. orders to PsL at P.O.Box 35705, Houston, TX 77235-5705.
  424.  
  425. Any questions about the status of the shipment of the order,
  426. refunds, registration options, product details, technical
  427. support, volume discounts, dealer pricing, site licenses, etc,
  428. must be directed to RKS Software, Inc. at 703-534-1726.
  429.  
  430. If you prefer to pay by check, please complete this form and mail
  431. to RKS Software, Inc., 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA 22207.
  432.  
  433. Enclose your check for $39.00, plus $4.00 shipping/handling for
  434. U.S. and Canada, and $6.00 shipping/handling for other
  435. international orders. We accept all U.S. and foreign Postal Money
  436. Orders, and will also accept checks drawn on foreign banks.
  437.  
  438. SEND TO:
  439.  
  440. Name: _________________________________________________________
  441.  
  442. Address: ______________________________________________________
  443.  
  444. City: _______________________ State: ________  ZIP: ___________
  445.  
  446. Phone:_________________________________________________________
  447.  
  448. Visa _____  MasterCard ______
  449.  
  450. Credit Card No: __________________________ Exp. Date:__________
  451.  
  452. Signature for credit card order:
  453.  
  454. _______________________________________________________________
  455.  
  456. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  457.  
  458. ====================================================================
  459.  
  460.